کانون آگهی و تبلیغات شناسا
«شناسا»: با ما شناخته شوید...

09133287572

95010340 - 95010341

GTD

AdminShenasa
۱۲ام آبان ۱۳۹۸
0
13

تکنیک مدیریت زمان GTD (Getting Things Done)

یکی از کاراترین و جدیدترین تکنیک‌های مربوط به مدیریت زمان به روش مدیریت زمان دیوید آلن معروف است. تکنیک GTD توسط یک مشاوره مدیریت بهره‌وری به نام دیوید آلن (David Allen) خلق شده است. تکنیک GTD مبتنی بر ذخیره کردن، ردگیری/رهگیری و پیگیری اطلاعات مربوط به کارهایی که باید انجام شوند، می‌باشد. استفاه از این تکنیک بسیار مؤثر و مفید است بخصوص هنگامی که به علت مشغله‌های ذهنی قادر به برنامه‌ریزی نباشید. یکی از مشکلات ذهن ما این است که سیستم آن ناکارآمد است و به ندرت کارهایمان را یادآوری می‌کند. بنابراین استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌تواند بسیار موثر باشد. مدیریت زمان مهارتی است که به کمک آن می‌توانید تمام کارهایتان را سر وقت انجام دهید و دچار کمبود زمان نشوید. کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه‌ریزی زمان را مورد توجه قرار داده‌اند از زمان خود به صورت موثرتری استفاده می‌کنند. این افراد استفاده ازمهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی فرا گرفته‌اند و در زندگی شخصی خود به کار گرفته‌اند.

این تکنیک مدیریت زمان شامل پنج مرحله است:

  1. به دست آوردن  (capture)
  2. شفاف و آشکار کردن  (clarify)
  3. سازماندهی کردن  (organize)
  4. تفکر و تعمق کردن  (reflect)
  5. درگیر و فعال شدن  (engage)

هنگامی که تمامی مواردی که در نظر داشته‌اید به صورت شفاف روی کاغذ نوشته شده‌اند، اصطلاحاً در یک صندوق ورودی (Inbox)  هستند. هر یک از موارد نوشته شده در هشت حالت که مربوط به جریان تکنیک مدیریت زمان GTD است می‌‌توانند قرار بگیرد:

  • از فهرست شما حذف گردد
  • در فهرست شاید/روزی انجام شود قرار گیرند
  • در یک سیستم بایگانی ارجاع تمیز قرار گیرند
  • در فهرست وظایف/کارها قرار گیرند (در حالتی که تکمیل نشده یا بصورت پروژه‌ای که چند مرحله نیاز دارد که تکمیل شود)
  • به سرعت انجام و کامل شوند (در زمانی کمتر از ۲ دقیقه)
  • به کسی انجام آن سپرده شود (می‌توانید فهرستی به نام «لیست انتظار…» داشته باشید)
  • در فهرست اقدام بعدی بر اساس شرایط قرار گیرد
  • در تقویم کاریتان قرارگرفته شود

این صندوق ورودی (Inbox) که ورودی کارهای شما هستند در انتهای هر روز یا هفته باید خالی شود و نباید شامل کارهایی که باید انجام گیرند باشد. در مرحله بعدی این موارد وارد فاز تفکر و تعمق می‌شود. پروژه‌هایی که به صورت چند مرحله‌ای هستند باید خروجی مطلوب داشته باشند و وارد مرحله اقدام بعدی (next action) شوند.

برخلاف بسیاری از نظریه‌ها که حالت بالا به پایین دارند این تکنیک مدیریت زمان در جهت عکس عمل می‌کند. به علت آنکه برای فرد تمرکز روی هدف کلی دشوار است، در صورتی که نتواند وظایف روزمره‌اش را تکمیل کند. با استفاده از این سیستم، فرد از مشغله‌های فردی و ذهنی خودش کاسته و می‌تواند به سطح بعدی انجام کار برود. یکی ازمزیت‌های این روش این است که وابسته به فناوری نیست. دیوید آلن اساس این سیستم مدیریت را روی کاغذ نگاشته تا ساده و آسان باشد.

تکنیک GTD از دو جهت قابل توجه است:

  • مربوط به کنترل کارها و انجام آنها است؛
  • مربوط به نگرش (perspective) به کارها و پروژه‌هاست؛ دیدگاه شما به داده‌ها و پروژه‌های شما از سطح خرد به کلان مورد توجه قرار می‌گیرند.

سطوح مدیریت زمان برای کارها و پروژه‌ها:

  • اقدامات فعلی/موجود
  • پروژه‌های فعلی/موجود
  • حوزه‌های مسئولیت
  • اهداف یک تا دو ساله
  • اهداف ۳ تا ۵ ساله

برای مطالعه روزانه مقالات مرتبط با کسب و کار، عضو کانال تلگرام کانون شناسا بشوید. همچنین برای مشاهده تبلیغات زیرکانه، سخن بزرگان و … صفحه اینستاگرام کانون شناسا را دنبال کنید.

QR: GTD
مطالب مرتبط
نظرات کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *